Polityka prywatności

§1. Administrator danych

Administratorem danych jest Spendly, kontakt: kontakt@spendly.pl. We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod tym adresem.

§2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta — adres e-mail, imię i nazwisko, identyfikator konta (obsługiwane przez dostawcę uwierzytelniania Clerk).
• Dane firmowe i księgowe — NIP, faktury zakupowe, dane dostawców, pozycje faktur, ceny, płatności.
• Token KSeF — przechowywany wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM).
• Dane techniczne — logi żądań, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce (w celach bezpieczeństwa i diagnostyki).

§3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w celu: świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy), zapewnienia bezpieczeństwa i rozwoju Serwisu (lit. f — prawnie uzasadniony interes) oraz wypełnienia obowiązków prawnych (lit. c). Dane z faktur są przetwarzane wyłącznie w celu świadczenia funkcji analitycznych na rzecz danego Użytkownika.

§4. Podmioty przetwarzające

Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

• Clerk — uwierzytelnianie i zarządzanie kontami.
• OpenAI — funkcje AI (asystent, OCR faktur, kategoryzacja). Do modeli przekazywany jest wyłącznie zakres danych niezbędny do wykonania zapytania.
• Railway — hosting aplikacji i bazy danych.
• KSeF (Ministerstwo Finansów) — źródło faktur pobieranych na żądanie Użytkownika.
• PostHog — analityka i telemetria produktowa. Serwery w Unii Europejskiej (region EU).

§5. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane: szyfrowaną transmisję (HTTPS), szyfrowanie tokenów KSeF (AES-256-GCM), ścisłą izolację danych między kontami (każdy Użytkownik ma dostęp wyłącznie do własnych danych) oraz ograniczenie liczby zapytań chroniące przed nadużyciami.

§6. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas korzystania z Serwisu. Po usunięciu konta powiązane dane (faktury, dostawcy, produkty, konfiguracja KSeF wraz z zaszyfrowanym tokenem) są trwale usuwane z bazy danych.

§7. Prawa Użytkownika

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji praw skontaktuj się: kontakt@spendly.pl.

§8. Telemetria produktowa

Aby wiedzieć, które funkcje Serwisu działają poprawnie, a które sprawiają trudność, rejestrujemy zdarzenia techniczne wykonywane przez zalogowanych Użytkowników — na przykład zakończenie synchronizacji z KSeF, import faktury czy zapisanie receptury. Zdarzenia te są wysyłane z naszego serwera i nie zależą od zgody na pliki cookies, ponieważ nie korzystają z cookies ani z innego dostępu do pamięci Twojego urządzenia.

Zapisujemy wyłącznie rodzaj zdarzenia, jego czas i liczniki(np. liczbę zaimportowanych pozycji) wraz z identyfikatorem konta. Nie trafiają tam treści Twoich danych biznesowych — nazwy produktów i dostawców, kwoty, numery NIP, treść rozmów z asystentem AI ani tokeny dostępowe.

Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymaniu i rozwoju Serwisu. Możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania, pisząc na kontakt@spendly.pl.

§9. Anonimowe porównanie cen (mediana rynku)

Funkcja porównania cen pokazuje, jak ceny z Twoich faktur zakupowych wypadają na tle innych restauracji. W tym celu ceny jednostkowe netto produktów z faktur wszystkich uczestniczących Użytkowników łączymy w zbiorcze statystyki (mediana i zakres środkowej połowy cen) dla danego produktu i miesiąca.

Wynik dla produktu pokazujemy dopiero wtedy, gdy ceny pochodzą od kilku różnych restauracji. Statystyki nie zawierają identyfikatorów kont, nazw ani NIP-ów dostawców, numerów faktur ani pojedynczych cen — nikt nie zobaczy cen ani dostawców konkretnego lokalu.

Udział jest domyślnie włączony. Możesz go w każdej chwili wyłączyć przełącznikiem na stronie „Porównanie cen” w aplikacji — wtedy Twoje ceny przestają zasilać statystyki, a Ty przestajesz widzieć porównanie. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na dostarczaniu tej funkcji Użytkownikom.

§10. Pliki cookies i pamięć lokalna

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz pamięć lokalną przeglądarki w celu utrzymania sesji logowania i zapamiętania preferencji (np. wybranego motywu kolorystycznego). Cookies dostawcy uwierzytelniania są niezbędne do działania Serwisu.

Plik faktury wczytany w publicznym podglądzie faktury KSeF (przed założeniem konta) jest odczytywany wyłącznie w Twojej przeglądarce i zapisywany w jej pamięci lokalnej na najwyżej godzinę, żeby po rejestracji mógł trafić na Twoje konto. Do tego momentu nie wysyłamy go na nasz serwer.

Na stronie z cenami rynkowymi zapamiętujemy w pamięci lokalnej wyłącznie informację, że tabela została odblokowana (na 30 dni) — bez treści pliku.

Statystyki odwiedzin bez cookies. Jeśli nie wyrazisz zgody na pliki cookies statystyczne, PostHog liczy odwiedziny w trybie bez cookies: nie zapisuje niczego na Twoim urządzeniu, nie przechowuje adresu IP, a wizyty z tego samego dnia łączy wyłącznie przez jednorazowy skrót (hash) obliczany po stronie serwera, którego nie da się powiązać z Twoją osobą ani z kolejnymi dniami. Nie nagrywamy wtedy sesji. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes — wiedza, które strony Serwisu są odwiedzane. Pełną analitykę (z cookies) włączamy dopiero po Twojej zgodzie.

§11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.