Jak czytać fakturę z KSeF — pola FA(3) krok po kroku

Faktura z KSeF wygląda inaczej niż zwykła

Do faktury z Krajowego Systemu e-Faktur nie dostajesz ładnego PDF-a. Dostajesz plik XML w formacie FA(3) — ustrukturyzowany zapis, w którym każda informacja ma swoje ściśle określone pole. To niewygodne do czytania okiem, ale idealne dla programów: dane da się przetworzyć automatycznie, bez zgadywania.

Większość systemów (w tym KSeF) potrafi wyświetlić taki plik jako czytelną wizualizację. Warto jednak wiedzieć, co kryje się pod spodem — bo to te pola decydują, jak Twoje koszty trafią do analizy.

Główne sekcje faktury FA(3)

1. Nagłówek (dane faktury)

Podstawowe informacje o dokumencie:

• Numer faktury — unikalny identyfikator nadany przez sprzedawcę
• Data wystawienia i data sprzedaży (mogą się różnić)
• KodFormularza = FA i WariantFormularza = 3 (wersja schematu)
• Numer KSeF — identyfikator nadany przez system po przyjęciu faktury

2. Sprzedawca (Podmiot1)

Kto wystawił fakturę — dla restauracji to zwykle dostawca:

• NIP sprzedawcy
• Nazwa firmy
• Adres

3. Nabywca (Podmiot2)

Czyli Ty:

• NIP nabywcy — po tym KSeF przypisuje fakturę do Twojej firmy
• Nazwa i adres

W niektórych fakturach pojawia się też Podmiot3 — np. odbiorca końcowy albo miejsce dostawy (konkretny lokal). To pole bywa cenne przy sieci restauracji, bo pozwala przypisać koszt do właściwej lokalizacji.

4. Pozycje faktury (FaWiersz)

Najważniejsza część dla kontroli kosztów — lista produktów. Każdy wiersz zawiera:

• NazwaTowaru — opis pozycji (np. „Pierś z kurczaka")
• Ilosc (Ilosc) i jednostka miary (JednostkaMiary — kg, szt, l)
• CenaJednostkowa netto
• Wartosc netto pozycji
• StawkaPodatku — stawka VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%)

5. Podsumowanie i płatność

• Sumy netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki
• Forma płatności i termin
• Numer rachunku bankowego

Co jest najważniejsze przy kontroli kosztów

Z perspektywy restauracji kluczowe są pola pozycji (FaWiersz): nazwa, ilość, jednostka i cena jednostkowa. To z nich buduje się historię cen surowców. Dwie pułapki, na które trzeba uważać:

1. Jednostki miary. Ten sam produkt raz bywa fakturowany w kg, raz w opakowaniach czy sztukach. Bez normalizacji jednostek porównanie cen wychodzi bez sensu (fałszywy „skok ceny").
2. Ceny netto vs brutto. Do analizy kosztów i food cost używa się kwot netto — VAT nie jest Twoim kosztem, jeśli go odliczasz.

Ręczne czytanie nie skaluje się

Przy kilku fakturach miesięcznie da się to ogarnąć okiem. Przy kilkudziesięciu dostawcach i setkach pozycji — już nie. Wartość KSeF nie polega na tym, że faktura jest w XML, tylko na tym, że te dane da się automatycznie przetworzyć.

Spendly pobiera faktury z KSeF przez oficjalne API, parsuje pola FA(3), normalizuje jednostki i zamienia surowy XML w gotową analizę: historię cen każdego surowca, porównanie dostawców i food cost liczony automatycznie. Zamiast czytać XML, patrzysz na to, co z niego wynika — gdzie rosną koszty i u kogo kupujesz najtaniej.

Jeśli dopiero przygotowujesz lokal do KSeF, zacznij od: KSeF dla restauracji — od kiedy obowiązkowy.

Najczęstsze pytania

W jakim formacie jest faktura z KSeF?

Faktura z KSeF to plik XML w formacie FA(3). Każda informacja ma w nim swoje ściśle określone pole, dzięki czemu programy mogą ją przetwarzać automatycznie. Większość systemów potrafi pokazać ją też jako czytelną wizualizację.

Gdzie na fakturze KSeF są dane sprzedawcy i nabywcy?

Sprzedawca, czyli zwykle dostawca, jest w sekcji Podmiot1, a nabywca w sekcji Podmiot2. Po NIP-ie nabywcy KSeF przypisuje fakturę do Twojej firmy. Czasem pojawia się też Podmiot3, na przykład konkretny lokal, do którego dostarczono towar.

Które pola faktury KSeF są najważniejsze dla kontroli kosztów?

Pozycje faktury (FaWiersz): nazwa towaru, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto i stawka VAT. Z nich buduje się historię cen surowców.

Dlaczego porównując ceny trzeba uważać na jednostki miary?

Ten sam produkt bywa fakturowany raz w kilogramach, raz w opakowaniach albo sztukach. Bez ujednolicenia jednostek porównanie cen pokazuje fałszywe skoki.

Czy do analizy kosztów brać ceny netto czy brutto?

Netto. Jeśli odliczasz VAT, nie jest on Twoim kosztem, dlatego food cost i analizę cen liczy się na kwotach netto.