Jak czytać fakturę z KSeF — pola FA(3) krok po kroku

Faktura z KSeF wygląda inaczej niż zwykła

Do faktury z Krajowego Systemu e-Faktur nie dostajesz ładnego PDF-a. Dostajesz plik XML w formacie FA(3) — ustrukturyzowany zapis, w którym każda informacja ma swoje ściśle określone pole. To niewygodne do czytania okiem, ale idealne dla programów: dane da się przetworzyć automatycznie, bez zgadywania.

Większość systemów (w tym KSeF) potrafi wyświetlić taki plik jako czytelną wizualizację. Warto jednak wiedzieć, co kryje się pod spodem — bo to te pola decydują, jak Twoje koszty trafią do analizy.

Główne sekcje faktury FA(3)

1. Nagłówek (dane faktury)

Podstawowe informacje o dokumencie:

• Numer faktury — unikalny identyfikator nadany przez sprzedawcę
• Data wystawienia i data sprzedaży (mogą się różnić)
• KodFormularza = FA i WariantFormularza = 3 (wersja schematu)
• Numer KSeF — identyfikator nadany przez system po przyjęciu faktury

2. Sprzedawca (Podmiot1)

Kto wystawił fakturę — dla restauracji to zwykle dostawca:

• NIP sprzedawcy
• Nazwa firmy
• Adres

3. Nabywca (Podmiot2)

Czyli Ty:

• NIP nabywcy — po tym KSeF przypisuje fakturę do Twojej firmy
• Nazwa i adres

W niektórych fakturach pojawia się też Podmiot3 — np. odbiorca końcowy albo miejsce dostawy (konkretny lokal). To pole bywa cenne przy sieci restauracji, bo pozwala przypisać koszt do właściwej lokalizacji.

4. Pozycje faktury (FaWiersz)

Najważniejsza część dla kontroli kosztów — lista produktów. Każdy wiersz zawiera:

• NazwaTowaru — opis pozycji (np. „Pierś z kurczaka")
• Ilosc (Ilosc) i jednostka miary (JednostkaMiary — kg, szt, l)
• CenaJednostkowa netto
• Wartosc netto pozycji
• StawkaPodatku — stawka VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%)

5. Podsumowanie i płatność

• Sumy netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki
• Forma płatności i termin
• Numer rachunku bankowego

Co jest najważniejsze przy kontroli kosztów

Z perspektywy restauracji kluczowe są pola pozycji (FaWiersz): nazwa, ilość, jednostka i cena jednostkowa. To z nich buduje się historię cen surowców. Dwie pułapki, na które trzeba uważać:

1. Jednostki miary. Ten sam produkt raz bywa fakturowany w kg, raz w opakowaniach czy sztukach. Bez normalizacji jednostek porównanie cen wychodzi bez sensu (fałszywy „skok ceny").
2. Ceny netto vs brutto. Do analizy kosztów i food cost używa się kwot netto — VAT nie jest Twoim kosztem, jeśli go odliczasz.

Ręczne czytanie nie skaluje się

Przy kilku fakturach miesięcznie da się to ogarnąć okiem. Przy kilkudziesięciu dostawcach i setkach pozycji — już nie. Wartość KSeF nie polega na tym, że faktura jest w XML, tylko na tym, że te dane da się automatycznie przetworzyć.

Spendly pobiera faktury z KSeF przez oficjalne API, parsuje pola FA(3), normalizuje jednostki i zamienia surowy XML w gotową analizę: historię cen każdego surowca, porównanie dostawców i food cost liczony automatycznie. Zamiast czytać XML, patrzysz na to, co z niego wynika — gdzie rosną koszty i u kogo kupujesz najtaniej.

Jeśli dopiero przygotowujesz lokal do KSeF, zacznij od: KSeF dla restauracji — od kiedy obowiązkowy.