Inwentaryzacja w restauracji — jak i jak często ją robić
Bez inwentaryzacji food cost jest tylko szacunkiem. Regularny remanent pokazuje realne zużycie, ujawnia straty i marnotrawstwo, a przede wszystkim mówi, czy Twoje liczby zgadzają się z rzeczywistością.
Po co robić inwentaryzację
Inwentaryzacja (remanent) to policzenie fizycznego stanu magazynu: ile faktycznie masz surowców w danym momencie. Bez niej nie policzysz realnego zużycia, a więc i realnego food costu (wzór na food cost rozpisujemy w osobnym artykule). Recepturowy food cost mówi, ile powinno się zużyć; inwentaryzacja mówi, ile zużyło się naprawdę. Różnica między nimi to straty, marnotrawstwo albo błędy — i to najcenniejsza informacja.
Wzór, który spina wszystko
Zużycie surowców w okresie liczysz tak:
`` Zużycie = stan początkowy + zakupy - stan końcowy ``
Stan początkowy i końcowy pochodzą z inwentaryzacji, zakupy z faktur. To zużycie dzielisz przez przychód, żeby otrzymać food cost okresu.
Przykład: stan na start 8 000 zł, zakupy 22 000 zł, stan na koniec 6 000 zł → zużycie 24 000 zł. Jeśli receptury mówiły, że przy tej sprzedaży powinno zejść 21 000 zł, masz 3 000 zł „ubytku" do wyjaśnienia.
Jak często robić remanent
| Częstotliwość | Kiedy stosować |
|---|---|
| Codziennie (wybrane pozycje) | Alkohol, drogie mięso, owoce morza — wysoka wartość i ryzyko strat |
| Tygodniowo | Świeże, szybko rotujące produkty |
| Miesięcznie | Pełna inwentaryzacja całego magazynu — minimum dla kontroli food cost |
| Kwartalnie/rocznie | Wymogi księgowe i podatkowe |
Minimum sensowne dla kontroli kosztów to pełny remanent raz w miesiącu plus częstsze liczenie pozycji najdroższych i najbardziej narażonych na straty.
Jak przeprowadzić inwentaryzację — krok po kroku
- Ustal stałą porę. Najlepiej po zamknięciu lub przed otwarciem, gdy nic się nie rusza. Zawsze o tej samej porze cyklu.
- Uporządkuj magazyn według stałego schematu (te same półki, ta sama kolejność) — liczenie idzie szybciej i mniej się myli.
- Licz w stałych jednostkach — takich samych jak na fakturach. To klucz, by dane się spinały.
- Zapisuj ilość i wartość. Wartość po aktualnej cenie zakupu z ostatniej faktury.
- Rób to we dwie osoby przy droższych pozycjach — ogranicza błędy i pokusy.
- Porównaj z poprzednim okresem i z zużyciem recepturowym — tu wychodzą różnice.
Co ujawnia inwentaryzacja
- Straty i marnotrawstwo — przeterminowania, złe przechowywanie, nadprodukcja.
- Błędy porcjowania — jeśli realne zużycie stale przekracza recepturowe, porcje są za duże.
- Kradzież i błędy wydawania — trudne do wykrycia inaczej niż przez różnicę stan vs sprzedaż.
- Martwy stok — produkty, które leżą i się psują, zamrażając gotówkę.
Gdzie inwentaryzacja spotyka się z fakturami
Połowa równania — zakupy — pochodzi z faktur. Jeśli zbierasz je ręcznie, spięcie remanentu z realnymi kosztami jest żmudne i podatne na błędy. Spendly pobiera faktury z KSeF i automatycznie buduje historię zakupów oraz aktualne ceny surowców, więc do wzoru na zużycie wstawiasz gotowe, wiarygodne dane o zakupach — a przy inwentaryzacji wyceniasz stan po realnych, aktualnych cenach, nie z pamięci.
Zacznij od miesięcznego pełnego remanentu, licz w tych samych jednostkach co faktury i zawsze porównuj zużycie realne z recepturowym. Ta różnica to Twoja mapa oszczędności. Zobacz też: Ile powinien wynosić food cost.
Najczęstsze pytania
Po co robić inwentaryzację w restauracji?
Żeby policzyć realne zużycie surowców. Receptury mówią, ile powinno się zużyć, a inwentaryzacja pokazuje, ile zużyło się naprawdę. Różnica to straty, marnotrawstwo albo błędy.
Jak policzyć zużycie surowców?
Zużycie = stan początkowy + zakupy − stan końcowy. Stany pochodzą z inwentaryzacji, a zakupy z faktur. Zużycie podzielone przez przychód daje food cost okresu.
Jak często robić remanent w restauracji?
Minimum to pełna inwentaryzacja raz w miesiącu. Najdroższe i najbardziej narażone na straty pozycje, jak alkohol czy drogie mięso, warto liczyć częściej, nawet codziennie.
Jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku?
Licz zawsze o tej samej porze, w uporządkowanym magazynie i w tych samych jednostkach co na fakturach. Zapisuj ilość i wartość po aktualnej cenie zakupu, przy droższych pozycjach licz we dwie osoby, a na koniec porównaj wynik z poprzednim okresem i zużyciem recepturowym.
Co może ujawnić inwentaryzacja?
Straty i marnotrawstwo, zbyt duże porcje, kradzieże i błędy wydawania oraz martwy stok, czyli produkty, które leżą, psują się i zamrażają gotówkę.