Jak wybrać dostawcę do restauracji — kryteria, pułapki i test na 30 dni
Cennik pokazuje ceny startowe. O tym, ile naprawdę zapłacisz, decydują braki w dostawie, jakość partii i to, co dzieje się z cenami po trzech miesiącach.
Cena z oferty to nie koszt
Dostawca, który jest o 5% tańszy na papierze, potrafi wyjść drożej, gdy:
- dowozi nie to, co zamówiłeś — braki w dostawie zmuszają do awaryjnych zakupów po cenach detalicznych,
- jakość partii skacze — gorszy surowiec to niższa wydajność po obróbce, czyli wyższy koszt porcji przy tej samej cenie za kilogram,
- podnosi ceny po okresie próbnym — pierwsza oferta bywa wabikiem,
- dowozi w niewygodnych godzinach — ktoś musi przyjąć dostawę, a to koszt pracy.
Dlatego wyboru nie robi się z cennika, tylko z kilku kryteriów naraz.
Kryteria, które faktycznie mają znaczenie
| Kryterium | Na co patrzeć |
|---|---|
| Kompletność dostaw | Ile procent zamówienia przyjeżdża w komplecie |
| Stabilność jakości | Czy wydajność po obróbce jest powtarzalna między partiami |
| Elastyczność | Minimalna wartość zamówienia, częstotliwość, okna dostaw |
| Warunki płatności | Termin płatności realnie wydłuża Twój cash flow |
| Reakcja na reklamację | Czas i sposób załatwienia zwrotu lub korekty |
| Przejrzystość cen | Czy cennik obowiązuje, czy „ustalamy przy zamówieniu" |
| Faktury w KSeF | Czy dostawca wystawia poprawnie — patrz KSeF krok po kroku |
Ilu dostawców to dobra liczba
- Jeden na kategorię to ryzyko. Awaria, urlop kierowcy albo spór o reklamację blokuje Ci kuchnię.
- Pięciu na kategorię to koszt. Więcej zamówień, więcej dostaw do przyjęcia, mniejsze wolumeny u każdego, więc gorsze ceny.
- Dwóch, czasem trzech na kluczową kategorię to rozsądny kompromis: masz alternatywę i realny argument w negocjacjach.
Test na 30 dni — zanim przeniesiesz cały wolumen
Nie przerzucaj wszystkiego na nowego dostawcę od razu. Daj mu wycinek asortymentu i mierz:
- Kompletność — ile pozycji z zamówienia faktycznie przyjechało.
- Terminowość — czy dostawy trafiają w umówione okno.
- Ceny po fakcie — porównaj ceny z faktur, nie z oferty. To dwie różne rzeczy.
- Jakość — zważ kilka partii przed i po obróbce, policz wydajność.
- Reklamacje — zgłoś jedną drobną i zobacz, jak przebiega.
Po miesiącu masz dane zamiast wrażeń. Jeśli dostawca wypada dobrze, zwiększasz udział; jeśli nie — kosztowało Cię to ułamek zakupów, a nie stabilność całej kuchni.
Kiedy zmieniać, a kiedy negocjować
Zmiana dostawcy kosztuje: nowe indeksy produktów, inne opakowania, przestawienie zamówień, ryzyko. Zanim zmienisz, sprawdź, czy obecny nie wyrówna ceny — mając w ręku konkretne porównanie z faktur, rozmowa trwa jeden telefon.
Zmiana ma sens, gdy różnica jest trwała (nie jednorazowa promocja), dotyczy pozycji o dużym udziale w zakupach, a obecny dostawca nie chce rozmawiać.
Bez historii cen wybierasz na wyczucie
Żeby porównać dwóch dostawców uczciwie, musisz zestawić cenę za jednostkę porównywalną (kg, litr) tego samego produktu w tym samym okresie — a nie ceny kartonów o różnej gramaturze. Ręcznie da się to zrobić raz; przy 300 pozycjach nie da się robić tego regularnie.
Spendly czyta faktury z KSeF i pokazuje ten sam produkt u różnych dostawców obok siebie, z ceną przeliczoną na jednostkę i historią zmian. Widzisz, gdzie realnie przepłacasz i ile odzyskasz po przeniesieniu wolumenu — zanim podejmiesz decyzję.
Wybieraj po kompletności dostaw, stabilności jakości i cenach z faktur, nie z ofert. Testuj miesiąc na wycinku asortymentu. I trzymaj alternatywę na kluczowych kategoriach — to ona daje Ci siłę w rozmowie o cenach.