Jak czytać raport sprzedaży z POS — na co patrzeć co miesiąc

Ilość i wartość to dwie różne historie

Pierwsza rzecz, którą trzeba rozdzielić: liczba sprzedanych sztuk i wartość sprzedaży zmieniają się niezależnie od siebie.

Danie sprzedane 120 razy zamiast 100 to wzrost ilości o 20%. Jeśli jednocześnie wartość wzrosła o 45%, to znaczy, że po drodze podniosłeś cenę — i to podwyżka, a nie popyt, zrobiła większość wyniku. Odwrotnie: wartość rosnąca wolniej niż ilość oznacza, że sprzedajesz więcej, ale taniej — przez rabaty, zestawy albo przesunięcie w stronę tańszych pozycji.

Dlatego oba te wskaźniki trzeba oglądać obok siebie. Sam wzrost obrotu nie mówi, czy przyszło więcej gości, czy po prostu jest drożej.

Cztery liczby na comiesięczny przegląd

1. Wartość sprzedaży vs poprzedni miesiąc. Liczba nadrzędna, ale sama w sobie myląca — miesiące różnią się liczbą dni i weekendów. Luty zawsze wygląda gorzej od stycznia. Porównuj raczej ten sam miesiąc rok do roku albo dziel przez liczbę dni otwarcia.

2. Średni rachunek. Wartość sprzedaży podzielona przez liczbę paragonów. Spadek średniego rachunku przy stałej liczbie gości to sygnał, że goście schodzą na tańsze pozycje — często pierwszy objaw tego, że podwyżka cen poszła za daleko.

3. Pozycje, które najbardziej urosły i spadły. Nie w procentach, tylko w złotówkach. Spadek o 60% na pozycji, która robi 300 zł miesięcznie, jest bez znaczenia. Spadek o 8% na pozycji, która robi 30 000 zł, to 2 400 zł i warto wiedzieć dlaczego.

4. Udział największych pozycji. Zwykle 20% karty robi 70–80% obrotu. Jeśli ta koncentracja rośnie, karta się „zwęża" i reszta pozycji zaczyna być balastem (menu engineering).

Trzy pułapki w porównaniu miesiąc do miesiąca

Warianty liczone osobno. Stek w pięciu stopniach wysmażenia potrafi zająć pięć wierszy raportu, z których każdy wygląda na drobiazg. Zsumowany bywa jedną z największych pozycji w lokalu. To samo dotyczy zestawów lunchowych rozbitych na dania (czy lunch się opłaca). Zanim wyciągniesz wniosek o „słabo sprzedającym się steku", sprawdź, czy nie patrzysz na jedną piątą steka.

Nowe pozycje pokazane jako wzrost. Danie wprowadzone w tym miesiącu nie ma z czym się porównać. Jeśli raport pokaże przy nim „+100%", to jest artefakt, nie sukces. Nowość powinna być oznaczona jako nowa, a nie jako rekordzista wzrostu.

Niepełny poprzedni miesiąc. Jeśli integracja z POS zaczęła zaciągać dane w połowie miesiąca, porównanie jest zestawieniem pełnego okresu z połówką. Zanim uwierzysz w „+700%", sprawdź, czy poprzedni miesiąc ma komplet dni.

Gdzie raport z POS przestaje wystarczać

Raport sprzedaży zna przychód i nie zna kosztu. Powie Ci, że burger sprzedał się 400 razy za 12 000 zł, ale nie powie, że mięso do niego podrożało w tym miesiącu o 14% i że marża na tym burgerze jest dziś o 3 zł niższa niż w czerwcu.

Dopiero zestawienie sprzedaży z POS z fakturami zakupowymi z KSeF domyka obraz:

• realny food cost — koszt surowców podzielony przez przychód, liczony co miesiąc, nie co kwartał (jak liczyć food cost)
• marża każdego dania po aktualnych cenach dostawców, nie po cenach sprzed pół roku
• wariancja — ile powinieneś wydać na surowce przy tej sprzedaży i tych recepturach, a ile faktycznie wydałeś. Różnica to marnowanie, błędne porcjowanie i straty przy przyjęciu towaru

Ta trzecia liczba jest zwykle najbardziej niewygodna i najbardziej wartościowa.

Rytm ma znaczenie

Raport sprzedaży oglądany raz na kwartał opisuje przeszłość, której nie da się już naprawić. Ten sam raport oglądany co tydzień pozwala zareagować, kiedy problem jeszcze kosztuje setki, a nie tysiące — błąd w porcjowaniu widać po tygodniu, a po kwartale jest już tylko dziurą w wyniku, której nikt nie umie wyjaśnić.

Spendly łączy sprzedaż z POS z fakturami z KSeF: pokazuje sprzedaż miesiąc do miesiąca w ilościach i kwotach, grupuje warianty w jedną pozycję i pozwala kliknąć w dowolne danie, żeby zobaczyć jego przebieg przez cały rok.

Przykład miesięcznego przeglądu

Tak może wyglądać zestawienie pięciu ważnych pozycji z raportu POS za dwa kolejne miesiące:

Co z tego wynika:

• Burger sprzedał się o 7,9% lepiej w sztukach, ale wartość wzrosła o 11%. Różnica to podwyżka ceny z 35 do 36 zł. Wzrost jest więc częściowo zasługą ceny, a nie popytu.
• Zupa dnia rośnie wyłącznie ilościowo, przy tej samej cenie. To prawdziwy wzrost popytu i dobry kandydat do sprawdzenia marży, bo dużo się sprzedaje.
• Lemoniada spadła najmocniej w procentach, ale to sezon. W złotówkach to 1 440 zł mniej, czyli mniej więcej tyle, ile przewidywalnie odpada jesienią.
• Stek spadł o 630 zł. To mniejsza kwota, ale bez sezonowego wytłumaczenia, więc warto zapytać, czy nie zmieniła się jakość, cena albo pozycja w karcie.

Taki przegląd zajmuje kwadrans, a pokazuje, które zmiany są normalne, a które wymagają reakcji.

Średni rachunek i sprzedaż na dzień

Średni rachunek liczy się prosto:

`` Średni rachunek = wartość sprzedaży / liczba paragonów ``

Przy sprzedaży 186 000 zł i 4 650 paragonach średni rachunek wynosi 40 zł. Warto go oglądać osobno dla dni tygodnia i pór dnia, bo lunch w tygodniu i kolacja w sobotę to dwa różne biznesy.

Druga poprawka to liczba dni otwarcia. Wrzesień ma 30 dni, a październik 31. Jeśli sprzedaż wzrosła ze 168 000 zł do 176 700 zł, to wzrost wynosi 5,2%. W przeliczeniu na dzień to jednak 5 600 zł wobec 5 700 zł, czyli tylko 1,8%. Większość wzrostu dał dodatkowy dzień w kalendarzu.

Sprzedaż według kategorii

Oprócz pojedynczych pozycji warto co miesiąc spojrzeć na udział kategorii: dań głównych, zup, deserów, napojów i alkoholu. Zmiana struktury mówi więcej niż zmiana pojedynczego dania. Rosnący udział napojów zwykle poprawia marżę całego lokalu, bo bar ma niższy koszt surowca niż kuchnia (więcej w artykule czym jest beverage cost). Spadający udział dań głównych przy rosnącym udziale przekąsek może z kolei oznaczać, że goście oszczędzają.

Sezonowość: porównuj rok do roku

Porównanie miesiąc do miesiąca zawsze miesza wynik z sezonem. Grudzień z imprezami firmowymi, lato z ogródkiem, styczeń po świętach. Najuczciwsze porównanie to ten sam miesiąc rok wcześniej, przeliczony na dzień otwarcia. Jeśli lokal działa krócej niż rok, porównuj tygodnie z tymi samymi dniami tygodnia i zapisuj wydarzenia, które zmieniały ruch, na przykład remont ulicy albo koncert w okolicy.

Checklista na 15 minut w miesiącu

1. Sprzedaż na dzień otwarcia wobec poprzedniego miesiąca i tego samego miesiąca rok wcześniej.
2. Średni rachunek i liczba paragonów, osobno dla weekendów.
3. Pięć pozycji, które najbardziej wzrosły i spadły, w złotówkach.
4. Udział kategorii w sprzedaży.
5. Nowe i usunięte pozycje, oznaczone osobno, żeby nie psuły porównań.
6. Food cost za miesiąc z faktur i sprzedaży, policzony w kalkulatorze food cost albo automatycznie.

Najczęstsze pytania

Na co patrzeć w miesięcznym raporcie sprzedaży z POS?

Na ilość i wartość sprzedaży osobno, na pozycje, które najbardziej urosły i spadły w złotówkach, a nie w procentach, oraz na udział największych pozycji w obrocie.

Dlaczego ilość i wartość sprzedaży trzeba czytać osobno?

Bo pokazują dwie różne historie. Jeśli ilość wzrosła o 20%, a wartość o 45%, to większość wyniku zrobiła podwyżka ceny, a nie większy popyt.

Jakie są pułapki porównywania sprzedaży miesiąc do miesiąca?

Nowe pozycje pokazane jako wzrost, chociaż nie mają z czym się porównać, oraz niepełny poprzedni miesiąc, gdy integracja z POS zaczęła zbierać dane w jego połowie.

Czego raport z POS nie pokazuje?

Kosztów. Zna przychód, ale nie wie, że surowiec do dania podrożał i marża spadła. Do tego potrzebny jest food cost liczony z faktur i marża dań po aktualnych cenach.

Co to jest wariancja food cost?

To różnica między tym, ile powinieneś wydać na surowce przy danej sprzedaży i recepturach, a tym, ile wydałeś naprawdę. Pokazuje marnowanie, złe porcjowanie i straty przy przyjęciu towaru.